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OA办公自动化功能

2021-02-23 09:09:43

  OA为企业管理而生,为实现高效办公而生。当社会经济持续增长,当市场竞争日益激烈,低效成为各行各业发展前进的拦路虎。而造成工作抵消的直接原因则是对员工时间管理的疏忽。OA协同办公系统以“时间魔术师”的角色,解救企业于水火,整理碎片化时间、剥离无效时间、规划时间日程,从而打造一个标准化、规范化、高效、稳定的办公环境。

  智能的信息推送机制——源头控制时间消耗

  身处信息大爆炸的时代,我们无时无刻不受到垃圾短信、垃圾邮件、骚扰电话、广告推销等无用信息的骚扰,防不胜防。而即使躲在办公室里,这种骚扰依然不能消停,企业的所有通知、消息等你都要被迫接收,即使很多跟你无关。于是大量工作时间被分瓜、工作节奏被打乱、工作积极性被消磨,造成低效的办公结果。

  OA协同办公系统能对信息进行快速甄别,将有用的信息自动推送给有用的人;有权限要求的信息自动推送给有权限的人。通过OA系统办公系统的门户自定义,用户可以根据企业发展的不同阶段,通过自行搭建不同的信息门户对信息进行整体归类和管理,如个人门户、部门门户、单位门户、伙伴门户、集团门户、关联门户、知识门户、流程门户等。

  强大的知识查阅系统——加快问题自处理速度

  古人云:书中自有黄金屋,书中自有颜如玉。而今,OA中安置着一座巨大的“书库”,学名知识管理。知识管理提供了完整的知识地图和电子化方案,实现了从个人知识、项目知识、互联网知识到单位知识的全知识面的管理。

  知识管理更提供了知识的采集、分类、授权、分享、反馈、评估、创新的全知识周期的管理,无论是新员工还是老员工、无论是职能部门还是业务部门、不论是制度查阅还是经验借鉴,只要拥有OA账号,即可享受浩瀚的知识库,并能快速查阅所需内容,实现全员的工作自助。

哈尔滨财务软件公司

  高效的协同作业——补充硬性流程的短板

  工作流是OA系统办公系统的核心,硬性的工作流程也是企业规范化管理、标准化执行的基础。但除此之外,日常工作中还有80%的事项无法通过既定流程完成,需要通过柔性的协作来处理,而有效处理好这80%的碎片化工作将节省远超过80%的工作时间。

  协同多处理临时性和突发性事件,通过OA系统工作协同的应用,员工可以很便捷地实现资源整合、分工协作和有效的头脑风暴。此外,协同工作好比自建模版和自建工作流程,通过协同可以让随机化、零散化的工作变得有序化、可跟踪、可追溯,从而实现工作的敏捷性与有效性的统一。

  要解决这个问题,需要先看一下中小企业的需求特点:首先,中小企业电脑数量少,用户数少,所以不需要特别高端的数据库,而以适用为主;其次,中小企业工作流简单,所以不需要特别复杂的功能,而以实用为主;再次,中小企业IT人才缺乏,所以需要产品的易用性和维护性俱佳;最后,中小企业资金有限,所以需要产品的价格相对低廉。

  基于以上简析,哈尔滨财务软件公司发现中小企业选择OA软件根本的原则就是实用。所以可以分四步搞定OA软件:

  一,选择性价比高的数据库。推荐采用Mysql数据库,这是现有产品中运行速度快的数据库系统,并且用户权限设置简单、有效,具有非常出色的逼近高端数据库的性能,更重要的是该数据库是免费的,这样就为用户降低大量成本。而若选择其他的数据库就需要额外掏钱购买昂贵的正版,否者只能用盗版。

  二,OA的主体功能要齐全。包括:公告通知、文件传送、电子通讯薄、日程安排、工作日记、工作计划、个人(公共)文件柜、网上申请和审批、电子签章、电子邮件、手机短信、个人考勤、知识管理、人事管理、车辆管理、会议管理、印信管理、网上填报、规章制度、论坛、聊天室、投票等。这些功能贯穿了企业的日常办公要素。尽量除掉华而不实、利用率低的闲置功能。

  三,要易用性强的OA。每项功能都一目了然,用户无须任何专业培训即可自动上手,并快速熟练运用。系统还应让用户方便的设置权限和自定义工作流。维护性上管理员无需任何专业知识就可以灵活设置栏目,并直接进行系统内数据的备份和恢复。终身免费升级和服务也是必不可少的。

  四,价格适中。太便宜不好,这样的软件往往功能上有欠缺,太贵了很多功能不实用。中小企业选择OA软件既不能求大、求全,又不能随便、凑合,必须根据自身特点选择一个实用、适用、易用、功能价格比高的软件,只有这样才能让软件在自己的企业内发挥大的功效,给企业带来大的回报。


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